PERAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI PERUSAHAAN.

Peran komunikasi dalam organisasi perusahaan : Organisasi ialah suatu wadah atau tempat untuk melakukan kegiatan bersama, agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Ciri-ciri organisasi ialah:

1) terdiri daripada dua orang atau lebih

2) ada kerjasama

3) ada komunikasi antar satu anggota dengan yang lain

4) ada tujuan yang ingin dicapai.

Menurut Moore (1988:89) pada pokoknya komunikasi adalah: pusat dan minat dari suatu situasi perilaku dimana suatu sumber menyampaikan suatu pesan kepada seorang penerima dengan tujuan mempengaruhi perilaku si penerima. Di dalam suatu organisasi ternyata komunikasi sangat memegang peranan penting, karena komunikasi adalah alat yang dapat digunakan oleh semua pihak. Tinggal bagaimana suatu pihak mempergunakan dengan tepat , jika komunikasi yang disampaikan tidak tepat maka akan terjadi kesalahpahaman antara pemberi dan penerima pesan. Komunikasi di dalam perusahaan atau organisasi terdiri dari:

Komunikasi Vertikal

Yaitu komunikasi dari atas ke bawah, dan dari bawah ke atas. Yaitu komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari bawahan ke pimpinan. Atasan memberi instruksi-instruksi kepada karyawan baik secara formal dan non formal, dalam hal ini bawahan memberikan laporan-laporan , saran-saran dan pengaduan-pengaduan kepada pimpinan.

Komunikasi Horizontal

Komunikasi ini sifatnya mendatar, yang terjadi antar anggota, staf, karyawan dengan karyawan, mahasiswa dengan mahasiswa. Komunikasi ini sifatnya lebih non formal, meski ada yang formal juga.

Komunikasi Diagonal

Komunikasi ini menunjukkan hubungan-hubungan dengan orang-orang yang mempunyai status lebih tinggi atau lebih rendah.

DEFINISI KOMUNIKASI.

Komunikasi adalah Suatu proses penyampaian pesan atau informasi dari suatu pihak ke pihak yang lain dengan tujuan tercapai persepsi atau pengertian yang sama. Komunikasi adalah salah satu fungsi dasar dari manajemen dalam organisasi dan pentingnya hampir tidak bisa terlalu ditekankan. Ini adalah proses transmisi informasi, gagasan, pikiran, pendapat dan rencana antara berbagai bagian organisasi.

Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.

Hal ini tidak mungkin untuk memiliki hubungan manusia tanpa komunikasi. Namun, komunikasi yang baik dan efektif diperlukan tidak hanya untuk hubungan manusia yang baik tetapi juga untuk bisnis yang baik dan sukses.( Siti Amilda Nadiyya,TGL 6 DESEMBER 2012,8:29 AM).

PROSES KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI.

Yang dimaksud dengan proses komunikasi adalah proses yang menggambarkan kegiatan komunikasi antar manusia yang bersifat interaktif, relasional, dan transaksional dimana komunikator mengirimkan pesan kepada komunikan melalui media tertentu dengan maksud dan tujuan tertentu. Sejalan dengan pendapat Gibson (1994) proses komunikasi terdiri dari lima unsur yakni: Komunikator, pesan, perantara, penerima, dan balikan. Adapun Lasswell (1984), yaitu orang pertama yang mengajukan model proses komunikasi membuat formula sebagai berikut: Siapa, mengatakan apa, bagaimana caranya, kepada siapa, dan apa hasilnya. Sementara Berlo (1960) menggambarkan proses komunikasi terdiri dari tujuh elemen yakni: 

1. Sumber komunikasi 

2. Pengkodean 

3. Pesan 

4. Saluran 

5. Pendekodean 

6. Penerima

7. Umpan balik. 

Untuk lebih jelasnya model Berlo ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini:

Dalam konteks organisasi, proses komunikasi di atas yang digambarkan lewat model dapat disimpulkan bahwa, komunikasi merupakan aktivitas yang menghubungkan antarmanusia dan antar kelompok dalam sebuah organisasi. Komunikasi antar individu dan kelompok/tim dalam organisasi menciptakan harapan. Harapan ini kemudian akan menghasilkan peranan-peranan tertentu yang harus diemban untuk mencapai tujuan bersama/ organisasi. Agar pimpinan dapat mempengaruhi dan memotivasi para pekerja/karyawan agar secara bersama-sama mewujudkan tujuan organiasasi maka perlu dikembangkan system komunikasi yang efektif. Apabila komunikasi efektif, ia dapat mendorong timbulnya prestasi kerja dan kemudian akan memunculkan kepuasan kerja.

Terdapat 2 proses komunikasi dalam organisasi, yaitu proses komunikasi internal dan proses komunikasi eksternal.

a) Komunikasi Internal

Merupakan pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan (operasi dan manajemen).

Adapun Empat Dimensi Komunikasi dalam organisasi, yaitu :

1. Downward communication

Yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:

• Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)

• Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)

• Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)

• Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

2. Upward communication

Yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:

• Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan

• Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan

• Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan

• Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya

Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah.

Sharma (1979) mengemukakan 4 alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit:

• Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka

• Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai

• Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai

• Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai.

3. Horizontal communication

Yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara.

Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah:

• Memperbaiki koordinasi tugas

• Upaya pemecahan masalah

• Saling berbagi informasi

• Upaya pemecahan konflik

• Membina hubungan melalui kegiatan bersama

4. Interline communication

Yaitu tindak komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan jabatan fungsional.

b ) Komunikasi Eksternal

Adalah komunikasi antara pimpinan organisasi (perusahaan) dengan khalayak audience di luar organisasi. Contoh dari komunikasi eksternal, yaitu :

• Komunikasi dari organisasi kepada khalayak yang bersifat informatif. Contohnya adalah Majalah, Press release/media release, Artikel surat kabar atau majalah, Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll.
• Komunikasi dari khalayak kepada organisasi.