PROSES IMPLEMENTASI SYSTEM

PROSES IMPLEMENTASI SYSTEM ("INSTALASI") : Tahap dari proses implementasi system merupakan bagian dari pengembangan system informasi hanya saja Implementasi sistem (system implementation) Merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. Tahap implementasi sistem (system implementation) adalah tahap meletakkan sistem supaya siap dioperasikan. Dalam menjalankan kegiatan implementasi perlu dilakukan beberapa hal yaitu: 

Pengumpulan data (data gathering) Jika sudah ada sistem yang berjalan sebelumnya maka perlu dilakukan pengumpulan data dan informasi yang dihasilkan dari sistem yang ada. Pengumpulan laporan (report), cetakan (print-out), dsb baik yang sudah ada maupun yang diharapkan untuk ada pada sistem yang baru. Interview dan questionnaire terhadap orang-orang yang terlibat dalam sistem juga mungkin perlu dilakukan. Apabila sistem yang akan dikembangkan benar-benar baru (belum ada sistem informasi sebelumnya) maka pada tahapan ini pengembang bisa lebih menekankan kepada studi kelayakan dan definisi sistem. 

Analisa Sistem Jika tahapan pengumpulan data dilakukan dengan melibatkan klien atau pengguna sistem informasi, maka mulai dari tahapan analisa lebih banyak dilakukan oleh pihak pengembang sendiri. Analisa terhadap sistem yang sedang berjalan dan sistem yang akan dikembangkan. Mendefinisikan objek-objek yang terlibat dalam sistem dan batasan sistem. 

Perancangan Sistem (design)Merancang alir kerja (workflow) dari sistem dalam bentuk diagram alir (flowchart) atau Data Flow Diagram (DFD). Merancang basis data (database) dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD) bisa juga sekalian membuat basis data secara fisik. Merancang input ouput aplikasi (interface) dan menentukan form-form dari setiap modul yang ada. Merancang arsitektur aplikasi dan jika diperlukan menentukan juga kerangka kerja (framework) aplikasi. Pada tahapan ini atau sebelumnya sudah ditentukan teknologi dan tools yang akan digunakan baik selama tahap pengembangan (development) maupun pada saat implementasi (deployment). 

Penulisan kode program (Coding) Programming (desktop application) atau Scripting (web-based application) hanyalah salah satu tahapan dari siklus hidup pengembangan sistem. Tahapan ini dilakukan oleh satu atau lebih programmer. Jika tahapan analisa dan perancangan sistem telah dilakukan dengan baik, maka porsi tahapan coding tidaklah besar. 

Testing Biasanya tahapan ini dilakukan oleh Quality Assurance dari pihak pengembang untuk memastikan bahwa software yang dibangun telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Salah satu metodenya bisa dengan menginput sejumlah data pada sistem baru dan membandingkan hasilnya dengan sistem lama. Apabila diperlukan maka tahapan ini bisa dibagi menjadi dua yaitu testing oleh pihak pengembang (alpha testing) dan testing oleh pihak pengguna (beta testing). 

Instalasi Pada pengembangan aplikasi Client-Server, umumnya terdapat server untuk development, testing dan production. Server development terdapat pada tempat pengembang dan sedang dipergunakan selama pengembangan, bias dipergunakan juga setelahnya untuk perbaikan aplikasi secara terus menerus (continuous improvements). Server testing berada di tempat pengembang dan bisa juga di tempat pengguna apabila diperlukan beta testing. Setelah aplikasi dirasa siap untuk dipergunakan maka digunakanlah server production yang berada di tempat pengguna. Pada prakteknya di tempat pengembang juga bisa terdapat server production yaitu server yang memiliki spesifikasi hardware dan software yang sama dengan server di tempat pengguna. Hal ini dimaksudkan agar apabila ditemukan error atau bug pada aplikasi di tempat pengguna maka pengembang dapat mudah mencari penyebabnya pada server production mereka. Ada cara lain untuk Pengetesan Program dengan cara 

menggunakan metode Black Box, metode ini menggunakan tidak melihat ke struktur program perangkat lunak, yang bersifat melihat kesesuaian perangkat lunak dengan kebutuhan pengguna dan spesifikasi sistem. Black-Box yaitu test case program berdasarkan pada spesifikasi sistem, input dari data testing diharapkan bisa menemukan output yang salah, perencanaan tes dapat dimulai pada awal proses perangkat lunak. Pengetesan Sistem, dilakukan secara bertahap dengan melihat berbagai keberhasilan dan kegagalan apa saja yang dihasilkan oleh sistem. Pengetesan sistem biasanya dilakukan setelah selesai pengetesan program. Pengetesan sistem dilakukan untuk mengecek ulang dan memeriksa kekompakan antar komponen sistem yang dimplementasi agar sesuai dengan apa yang diharapkan. Konversi system merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap digunakan untuk menggantikan proses sistem yang lama. Konversi sistem ini menggunakan metode Parallel, maksudnya konversi dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang baru seiring dengan masa pengenalan antara personil dengan waktu yang telah ditetapkan. Baik sistem manual maupun sistem baru ini dioperasikan secara bersama-sama untuk meyakinkan bahwa sistem yang baru benar-benar beroperasi dengan sukses sebelum sistem yang lama (manual) dihentikan, walaupun terdapat kelemahan pada besarnya biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan dua buah sistem secara bersamaan, tetapi mempunyai keuntungan yaitu proteksi yang tinggi kepada organisasi terhadap kegagalan sistem yang baru.

Pelatihan Pihak pengembang memberikan training bagi para pengguna program aplikasi sistem informasi ini. Apabila sebelumnya tidak dilakukan beta testing maka pada tahapan ini juga bisa dilangsungkan User Acceptance Test. dilakukan untuk mengoperasikan sistem, termasuk kegiatan mempersiapkan input, memproses data, mengoperasikan sistem, merawat dan menjaga sistem. 

Pemeliharaan Maintenance bertujuan untuk memastikan bahwa sistem yang digunakan oleh pihak pengguna benar-benar telah stabil dan terbebas dari error dan bug. Pemeliharaan ini biasanya berkaitan dengan masa garansi yang diberikan oleh pihak pengembang sesuai dengan perjanjian dengan pihak pengguna. Lamanya waktu pemeliharaan sangat bervariasi. Namun pada umumnya sistem informasi yang kompleks membutuhkan masa pemeliharaan dari enam bulan hingga seumur hidup program aplikasi. 

Pembuatan Rencana dan Pengendalian untuk Implementasi

Manajemen proyek merupakan konsep kunci dalam implementasi system. Untuk mengelola proyek implementasi secara memadai, harus dibuat rencana-rencana spesifik, yaitu : 

Pemilahan proyek menjadi beberapa tahap 

Anggaran spesifik untuk setiap tahap 

Kerangka waktu spesifik untuk setiap tahap proyek 

Pelaksanaan Aktivitas-aktivitas Implementasi

Mencakup pelaksanaan actual rencana perancangan, yang meliputi : 

Pemilihan 

Pelatihan personal 

Pemasangan (instalasi) peralatan computer baru 

Perancangan system terinci 

Penulisan dan pengujian program computer 

Pengujian system 

Pengembangan standar 

Dokumentasi 

Konversi file 

Dalam melaksanakan rencana implementasi, harus dilakukan pengukuran-pengukuran tertentu untuk membantu transisi dan meyakinkan daya terima para karyawan perusahaan. Aspek penting lainnya dalam tahap pelaksanaan adalah pengorganisasian proyek khusus.

Pelatihan Karyawan

Pada dasarnya setiap kesuksesan implementasi system membutuhkan perhatian seksama dalam pelatihan karyawa,yaitu :

· Karyawan baru harus direkrut dan dilatih

· Karyawan yang ada harus diajarkan untuk bekerja dengan formulir, laporan dan prosedur-prosedur baru

Dalam banyak kasus, yang terbaik adalah dengan melatih ulang karyawan yang ada. Ada beberapa alasan untuk itu : 

Biaya perekrutan yang berkaitan dengan karyawan baru dapat dihindari 

Karyawan yang ada sudah memahami operasi perusahaan 

Moral karyawan meningkat, khususnya dalam kasus dimana posisi baru dipromosikan kepada karyawan yang ada 

Juga terdapat beberapa pendekatan pelatihan yang tersedia bagi perusahaan : 

Menyewa konsultan pelatihan dari luar 

Menggunakan manual pelatihan 

Presentasi videotape 

Presentasi audiotape 

Seminar-seminar latihan 

Instruksi-instruksi yang dikhususkan 

Pelatihan dengan bantuan computer 

Pembelian dan pemasangan peralatan computer baru

Kadang-kadang merupakan tugas yang monumental. Pertama harus tersedia fasilitas-fasilitas yang mencukupi. Selain itu pemasangan ini membutuhkan lantai khusus dimana rangkaian kabel dapat dipasang.

Perancangan system terinci

Spesifikasi-spesifikasi perancangan untuk program computer ditentukan oleh tim perancangan bukan oleh pemrogram.

Pendokumentasian system baru

Dokumentasi yang baik membantu mencapai tujuan-tujuan yang bermanfaat termasuk : 

pelatihan karyawan baru 

memberikan informasi yang bermanfaat kepada pemrogram dan analis untuk kegiatan evaluasi dan modifikasi dimasa yang akan datang. 

memberikan informasi yang bermanfaat bagi auditor untuk mengevaluasi pengendalian intern 

membantu menyakinkan bahwa spesifikasi – spesifikasi perancangan system telah dipenuhi. 

Konversi file

File yang dipelihara secara manual harus dikonversikan ke format computer. Rencana perancangan juga harus mencakup konversi file pita computer ke file disk.

Operasi pengujian

Terdapat tiga pendekatan dasar dalam pengujian terakhir terhadap system 

pendekatan langsung mencakup pengubahan ke system baru dan membatalan system lama pada satu titik waktu yang tepat yang disebut titik ubah. 

operasi paralel yaitu menjalankan system baru dan system lama secara simultan 

konversi modular, memilah-memilah system baru ke dalam beberapa segmen. 

Evaluasi Sistem Baru

Terdapat banyak pendekatan yang dapat membantu tindak lanjut dan evaluasi, termasuk observasi, kuesioner, pengukuran kinerja dan acuan.