Pengertian Istilah Sistem, Informasi, dan Manajemen

A. Pengertian Istilah Sistem, Informasi, dan Manajemen

Informasi memegang peranan yang penting dalam setiap kehidupan manusia, begitu pula dalam setiap organisasi senantiasa memerlukan organisasi. Karena hampir semua bidang kegiatan dalam suatu orgnisasi tidak akan terlepas dari informasi sebagai sarana penunjang kelancaran kegiatan kinerja pegawai yang telah ditetapkan sebelumnya didalam tubuh organisasi. 

Sistem Informasi Manajemen terdiri dari tiga kata yang berlainan arti yang masing-masing kata tersebut mempunyai pengertian. Untuk mengetahui pengertian dari ketiga kata tersebut peneliti akan sajikan secara terperinci sebagai berikut:

1. Sistem

Menurut pendapat Oemar Hamalik dalam buku Pengelolaan Sistem Informasi (1993:19), mendefinisikan sebuah sistem sebagai berikut:

Sistem adalah suatu keseluruhan atau totalitas yang terdiri dari bagian-bagian atau sub-sub sistem atau komponen yang saling berintelerasi dan berinteraksi satu sama lain dan dengan keseluruhan itu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 

Gordon B. Davis dalam buku Management Information System yang diterjemahkan oleh Andreas Adiwardana dalam buku Kerangka Dasar Sistem Manajemen Jilid I (1999:67) mengemukakan pengertian sistem sebagai berikut: Sistem adalah abstrak maupun fisik, abstrak adalah suatu susunan teratur gagasan atau konsepsi yang saling tergantung.

Menurut pendapat Onong Uchjana Effendy dalam buku Sistem Informasi Manajemen (1989:53) mengemukakan pengertian sistem sebagai berikut:

Sistem adalah suatu totalitas himpunan bagian-bagian yang satu sama lain berinteraksi dan bersama-sama beroperasi mencapai suatu tujuan tertentu didalam suatu lingkungan. Bagian-bagian atau sub-sub sistem tersebut merupakan suatu kompleksitas tersendiri, tetapi dalam kebersamaan mencapai suatu tujuan tersebut berlangsung secara harmonis dalam ketentuan yang pasti.

Menurut pendapat Onong Uchjana Effendy dalam buku Sistem Informasi Manajemen (1989:54) mengemukakan, bahwa model sebuah sistem adalah input, proses, dan output, hal ini sudah tentu merupakan sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran.

Input merupakan suatu komponen dimana sistem tersebut dioperasikan, sedangkan output merupakan hasil dari operasi. Dalam pengertian sederhana output berarti yang menjadi sebuah tujuan, sasaran, atau target pengoperasian dari suatu sistem. Sementara proses merupakan aktivitas yang dapat mentransfer masukan input menjadi sebuah output. Dengan demikian jelaslah bahwa suatu sistem atau sub sistem dapat terdiri dari beberapa proses yang merubah input menjadi output dan proses tersebut disebut parameter sistem yang merupakan unsur-unsur pembentuk sistem. Dari pendapat diatas, peneliti menyimpulkan bahwa suatu sistem merupakan kumpulan dari unsur-unsur, bagian-bagian, sub sistem atau komponen yang saling berkaitan satu dengan yang lain dalam menunjang pencapaian suatu tujuan.

Peneliti akan mengemukakan definisi sistem menurut Azhar Susanto dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya (2002:18), yaitu :

Sistem adalah kumpulan atau group dari sub sistem atau bagian atau komponen apaupun baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk mencapai tujuan yang tertentu.

Jogiyanto Hartono dalam buku Pengenalan Komputer (2000:683) mendefinisikan suatu sistem, yaitu :

Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau sub sistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.

Sistem juga didefinisikan oleh Edhy Susanta dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen (2003:4), menyatakan :

Sistem adalah sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan.

Menurut Atin Hafidiah, Drs., Msi. dan Dusa Sumartaya, SE., Msi., Ak. dalam buku Sistem Informasi Manajemen Untuk Organisasi bisnis (2003:51-52), sistem dapat diklasifkasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai berikut:

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak nampak secara fisik. Misalnya sistem teologi, yaitu sistem yang berguna bagi pemikiran-pemikiran hubungan antara Tuhan dengan manusia. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan sebagainya.

2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alamiah, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang dan dibuat manusia melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin (human machine system). Sistem akuntansi adalah bentuk human machine system karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

3. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem yang memungkinkan (probabilistic system)

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah deterministic system karena berdasarkan program-program yang dijalankan menghasilkan output yang dapat dipastikan. Sedangkan sistem yang probabilistik adalah sistem yang output yang dihasilkan tidak dapat diprediksi dengan kepastian yang tinggi. Misalnya sistem akuntansi secara manual.

4. Sistem sederhana, kompleks dan sangat kompleks

Klasifikasi ini didasarkan atas banyaknya sub sistem dan hubungan yang terjadi antara sub sistem yang ada pada sistem sederhana memiliki sub sistem yang sedikit dengan hubungan yang sedikit atau sederhana. Sedangkan sistem yang kompleks memiliki sub sistem dan hubungan yang lebih banyak dibandingkan dengan sistem sederhana, demikian juga sistem yang sangat kompleks memiliki sub sistem dan hubungan yang lebih banyak daripada sub sistem kompleks hubungan antara tingkat determinasi dan kompleksitas sistem.

5. Sistem terbuka dan sistem tertutup

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan dengan pihak luarnya. Sistem ini dapat berdiri sendiri. Sistem ini tidak mengadakan pertukaran bahan, informasi, atau tenaga dengan lingkungan. Contohnya sistem reaksi kimia dalam suatu botol tertutup. Sistem tertutup demikian pada akhirnya akan menjadi tidak teratur. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tapi dalam kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup. Sistem terbuka mengadakan pertukaran bahan, informasi dan energi dan lingkungan luarnya, oleh karena itu harus mempunyai sistem pengendalian yang baik. Sistem terbuka cenderung mengadakan penyesuaian diri, yang berarti sistem tersebut dapat menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan guna melangsungkan eksistensinya. Sistem terbuka mengatur sendiri dan mengubah organisasinya untuk menanggapi kondisi yang berbeda.

Suatu sistem mempunyai karakteristik, Edhy Sutanta dalam buku Sistem Informasi Manajemen (2003:4-6), menyatakan karakteristik dari suatu sistem, sebagai berikut :

1. Mempunyai komponen (components)

Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata ataupun abstrak. Komponen sistem disebut sebagai sub sistem, dapat berupa orang, benda, hal atau kejadian yang terlibat didalam sistem.

2. Mempunyai batas (boundry)

Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem yang lain. Tanpa adanya batas sistem, maka sangat sulit untuk menjelaskan suatu sistem. Batas sistem akan memberikan batasan scope tinjauan terhadap sistem.

3. Mempunyai lingkungan (environments) 

Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan. Umumnya, lingkungan yang menguntungkan akan selalu dipertahankan untuk menjaga keberlangsungan sistem. Sedangkan lingkungan sistem yang merugikan akan diupayakan agar mempunyai pengaruh seminimal mungkin, bahkan jika mungkin ditiadakan.

4. Mempunyai penghubung/antar muka (interface) antar komponen

Penghubung/antar muka merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang bertugas menjebatani hubungan antar komponen dalam sistem. Penghubung/antar muka merupakan sarana yang memungkinkan setiap komponen saling berinteraksi dan berkomunikasi dalam rangka menjalankan fungsi masing-masing komponen. Dalam dunia komputer, penghubung/antar muka dapat berupa berbagai macam tampilan dialog layar monitor yang memungkinkan seseorang dapat dengan mudah mengoperasikan sistem aplikasi komputer yang digunakan.

5. Mempunyai masukan (input)

Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu dimasukan kedalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna. Dalam Sistem Informasi Manajemen, masukan disebut sebagai data.

6. Mempunyai pengolahan (processing)

Pengolahan merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para pemakainya. Dalam Sistem Informasi Manajemen, pengolahan adalah berupa program aplikasi komputer yang dikembangkan untuk keperluan khusus. Program aplikasi tersebut mampu menerima masukan, mengolah masukan, dan menampilkan hasil olahan sesuai dengan kebutuhan para pemakai.

7. Mempunyai keluaran (output)

Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan. Dalam Sistem Informasi Manajemen, keluaran adalah informasi yang dihasilkan oleh program aplikasi yang akan digunakan oleh para pemakai sebagai bahan pengambilan keputusan.

8. Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal)

Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar saling bekerja sama dengan harapan agar mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem. Sasaran berbeda dengan tujuan. Sasaran sistem adalah apa yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang relatif pendek. Sedangkan tujuan merupakan kondisi atau hasil akhir yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang panjang. Dalam hal ini, sasaran merupakan hasil pada setiap tahapan yang mendukung upaya pencapaian tujuan.

9. Mempunyai kendali (control)

Setiap komponen dalam sistem perlu selalu dijaga agar tetap bekerja sesuai dengan peran dan fungsinya masing-masing. Hal ini bisa dilakukan ada bagian yang berperan menjaganya, yaitu bagian kendali. Bagian kendali mempunyai peran utama menjaga agar proses dalam sistem dapat berlangsung secara normal sesuai batasan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam sistem Informasi Manajemen, kendali dapat berupa validasi proses, maupun validasi keluaran yang dapat dirancang dan dikembangkan secara terprogram.

10. Mempunyai umpan balik (feed back)

Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (control) sistem untuk mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan mengembalikannya kedalam kondisi normal.

Sehubungan dengan hal tersebut diatas maka dapat ditarik kesimpulan, bahwa yang dimaksud dengan sistem adalah serangkaian kegiatan yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya, dengan kata lain bahwa sistem adalah satu kesatuan atau suatu kumpulan dari sub sistem-sub sistem yang saling berinteraksi dalam rangka pencapaian suatu tujuan tertentu.

2. Informasi

Informasi merupakan salah satu jenis sumberdaya yang paling utama yang dimiliki oleh suatu organisasi apapun jenis organisasi tersebut. Tanpa informasi maka tidak akan ada organisasi. Informasi melalui komunikasi menjadi perekat bagi suatu organisasi sehingga organisasi tersebut bisa bersatu. Melihat perannya yang begitu penting bagi suatu organisasi maka informasi, sebagaimana sumberdaya lainnya, harus dikelola dengan baik.

Peneliti akan menyajikan beberapa pengertian tentang informasi yang dikutip dari beberapa sumber yang dikemukakan para ahli. Menurut Oemar Hamalik dalam buku Pengelolaan Sistem Informasi (1993:20), mengemukakan bahwa:

Informasi adalah semua hal yang diperlukan dalam proses pembuatan keputusan, misalnya pengetahuan, fakta, data, angka, dan sebagainya. Informasi bermakna bagi pimpinan untuk membuat keputusan atau untuk mempengaruhi tingkah laku.

Menurut pendapat Onong Uchjana Effendy dalam Gordon B. Davis dengan bukunya Sistem Informasi Manajemen (1989:76), mengemukakan pengertian informasi sebagai berikut:

Informasi adalah data yang telah diproses kedalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi sipenerima dan mempunyai nilai nyata dan terasa bagi keputusan saat itu atau keputusan mendatang.

Definisi Gordon B. Davis itu menunjukan pengertian informasi yang sempit, yakni pengertian informasi dalam hubungannya dengan kegiatan manajemen. Akan tetapi dalam kenyataannya informasi mempunyai pengertian yang luas dari yang tercakup dalam kegiatan manajemen saja.

Menurut R.J. Beisshon yang dikutip oleh Atin Hafidiah, Drs.,Msi. dan Dusa Sumartaya,SE.,Msi.,Ak. dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen Untuk Organisasi Bisnis (2003:25), menyatakan bahwa:

Informasi diinterpretasikan (barangkali lebih luas) mencakup isyarat dan data yang diterima seorang manajer sehari-hari, apakah itu tampak berkaitan dengan pekerjaan atau tidak. Pendekatan seperti ini mengandung hal-hal seperti ekspresi wajah dan gerak isyarat sebagai informasi, demikian juga hal-hal yang lebih jelas seperti memo dan pesan.

Selanjutnya Edhy Susanta dalam buku Sistem Informasi Manajemen (2003:10), menyatakan,  sebagai berikut :

Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang.

Jogiyanto Hartono dalam bukunya Pengenalan Komputer (2000:692), informasi dapat didefinisikan, sebagai berikut :

Informasi adalah sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk mengambil keputusan.

Adapun fungsi informasi adalah meningkatkan pengetahuan mengurangi ketidakpastian atau keanekaragaman, memberi standar, serta aturan-aturan keputusan untuk penentuan dan penyebaran tanda-tanda kesalahan serta umpan balik guna mencapai tujuan kontrol.

Informasi harus mempunyai nilai bila informasi tersebut dapat mengakibatkan suatu perubahan dalam tindakan yang diambil. Meskipun suatu data atau pernyataan seorang ahli dapat memberikan pengetahuan, namun apabila hal itu tidak mengakibatkan perubahan sikap serta tindakan yang berkaitan dengan masalah yang dihadapi, maka informasi itu tidak bernilai. Menurut Burch dan Strater yang dikutip oleh Atin Hafidiah, Drs., Msi. dan Dusa Sunartaya, SE., Msi.,Ak. (2003:30) dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen Untuk Organisasi Bisnis nilai informasi didasarkan pada sepuluh sifat sebagai berikut:

1. Mudahnya dapat diperoleh (accesbility). Sifat ini menunjukan pada mudahnya dan cepatnya output informasi diperoleh, misalnya satu menit dibandingkan dua puluh empat jam.

2. Sifat dan luasnya (comprehensive). Sifat ini menunjukan lengkapnya isi informasi ini tidak berarti hanya mengenai volumenya, akan tetapi juga mengenai outputnya.

3. Ketelitian (accuracy). Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan.

4. Kecocokan (appropriateness). Sifat menunjuk betapa baiknya output informasi dalam hubungannya dengan permintaan pemakai. Isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah yang sedang dihadapi.

5. Ketepatan waktu (timeless). Sifat ini berhubungan dengan waktu proses/siklus menghasilkan informasi yang lebih pendek.

6. Kejelasan (clarify). Menunjuk pada tingkat kebebasan dari istilah-istilah yang tidak jelas.

7. Keluwesan (fleksibility). Dapat dipakai tidak hanya pada satu keputusan saja, tetapi lebih dari satu.

8. Dapat dibuktikan/dicocokan (veriability). Dapat diuji oleh pemakai sehingga sampai pada kesimpulan yang sama.

9. Tidak mengandung prasangka, tidak ada keinginan untuk menghasilkan atau mengubah informasi guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan atau ditentukan sebelumnya.

10. Dapat diukur (measurrement), informasi tersebut dihasilkan dari sistem informasi formal dan legal. Meskipun kabar angin, sedas-desus, klonik dan sebagainya sering dianggap sebagai informasi, maka hal tersebut diluar lingkup pembicaraan sistem informasi manajemen.

Suatu informasi dapat mempunyai beberapa fungsi yang dikemukakan oleh Edhy Susanta dalam buku Sistem Informasi Manajemen (2003:27), antara lain :

1. Menambah pengetahuan

Adanya informasi akan menambah pengetahuan bagi penerimanya yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan yang mendukung proses pengambilan keputusan.

2. Mengurangi ketidakpastian

Adanya informasi akan mengurangi ketidakpastian karena apa yang akan terjadi dapat diketahui sebelumnya, sehingga menghindari keraguan pada saat pengambilan keputusan.

3. Mengurangi resiko kegagalan

Adanya informasi akan resiko kegagalan karena apa yang akan terjadi dapat diantisipasi dengan baik, sehingga kemungkinan terjadinya kegagalan akan dapat dikurangi dengan pengambilan keputusan yang tepat.

4. Mengurangi keanekaragaman atau variasi yang tidak diperlukan

Adanya informasi akan mengurangi keanekaragaman yang tidak diperlukan, karena keputusan yang diambil lebih terarah

5. Memberi standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan

Adanya informasi akan memberikan standar, aturan, ukuran, dan keputusan yang lebih terarah untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan secara lebih baik berdasarkan informasi yang diperoleh. 

Manfaat dari kegunaan suatu informasi ditentukan oleh kualitas dari informasi itu sendiri. Menurut Mc Leod yang kutip oleh Azhar Susanto dalam buku Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya (2002:40-41), mengatakan suatu informasi yang berkualitas harus memiliki ciri-ciri, sebagai berikut :

1. Akurat, artinya informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya. Pengujian terhadap hal ini biasanya dilakukan melalui pengujian yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang berbeda dan apabila hasil pengujian tersebut menghasilkan hasil yang sama maka dianggap data tersebut akurat.

2. Tepat waktu, artinya informasi itu harus tersedia atau ada pada saat informasi tersebut diperlukan, tidak besok atau tidak beberapa jam lagi.

3. Relevan, artinya informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan. Kalau kebutuhan informasi ini untuk suatu organiasi maka organisasi maka informasi diberbagai tingkatan dan bagian yang ada dalam organiasi tersebut.

4. Lengkap, artinya informasi harus diberikan secara lengkap. Misalkan informasi tentang penjualan tidak ada bulannya atau tidak ada data fakturnya.

Peneliti menyimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berguna dan bermanfaat bagi yang menerimanya. Jadi informasi ini merupakan data yang telah diolah, perbedaan ini penting untuk diketahui karena data tidak memiliki nilai dalam pengambilan keputusan dan hanya informasi yang memiliki nilai dan bermanfaat bagi para penggunanya.

3. Manajemen

Banyak definisi yang telah dikemukakan oleh para ahli yang dapat dikaji dari beberapa literatur. Untuk memperjelas pengertian manajemen, dibawah ini penulis mencoba mengutip beberapa pendapat para ahli dibidang administrasi dan manajemen mengenai definisi manajemen. Menurut Koont dan O’donnel yang pendapatnya di kutip oleh Soewarno Hadayaningrat dalam buku Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen (1996:19), mendefinisikan manajemen yaitu sebagai berikut: Management is getting things done through and with people (Manajemen berhubungan dengan pencapaian tujuan yang dilakukan melalui dan dengan orang lain).

Pengertian lain mengenai manajemen dikemukakan oleh Miftah Toha dalam Ulbert Silalahi dengan buku Studi Tentang Ilmu Administrasi Konsep, Teori dan Dimensi (2003:136), menyatakan :

Manajeman sebagai aktivitas menggerakan segenap orang dan mengarahkan semua fasilitas yang dipunyai oleh sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Pengertian manajemen menurut pendapat G.R Terry dalam Onong Uchjana Effendy dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen (1989:7), sebagai berikut:

Manajemen merupakan sebuah proses yang luas, yang terdiri dari tindakan-tindakan: perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya.

Edhy Susanta dalam buku Sistem Informasi Manajemen (2003:17), mengemukakan pengertian lain mengenai manajemen, yaitu : Manajemen dapat diartikan sebagai proses memanfaatkan berbagai sumberdaya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan.

Pengertian manajemen menurut Soewarno Hadayaningrat dalam buku Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen (1996:20), mengemukakan bahwa:

Management is distinct process consisting of planning organizing, actuating, and controlling. Utiliting in each both science and art, and followed in order to accomplish predetermined objectives (Manajemen adalah suatu proses yang membedakan atas: perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan dengan memanfaatkan baik itu limu maupun seni, agar dapat menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya).

Pendapat Azhar Susanto dalam buku Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya (2002:68), mengenai manajemen, yaitu: Manajemen dipandang sebagai upaya atau proses pencapaian tujuan dengan menggunakan orang lain.

Pengertian manajemen pada dasarnya merupakan suatu usaha pengendalian kelompok orang agar mau bekerja sama dengan efektif dan efisien, dimana tugas seseorang manajer atau pimpinan adalah menyelesaikan suatu pekerjaan melalui usaha-usaha orang lain agar tujuannya dapat tercapai. Pada instansi pemerintah pada administratorlah yang akan meminta orang lain agar mereka mau melakukan kerjasama yang dikerjakan agar tujuannya tercapai.

Manajemen menurut Malayu S.P Hasibuan dalam buku Manajemen Dasar, Pengertian, dan Masalah (1996:5), memberikan definisi sebagai berikut:

Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Guna mencapai tujuan yang menjadi cita-cita manajemen secara terinci, manajemen seperti yang dikemukakan oleh para ahli ternyata bermacam-macam sesuai dengan fokus pengamatannya. 

Sondang P. Siagian dalam buku Filsafat Manajemen (1994:5), mendefinisikan manajemen sebagai berikut:

Manajemen adalah kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.

Penjelasan mengenai fungsi manajemen yang meliputi aspek perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan, menurut pendapat Sondang P. Siagian dalam buku Filsafat Manajemen (1994:108-135), yaitu sebagai berikut:

1. Perencanaan (Planning) adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang dari pada hal-hal yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan

2. Pengorganisasian (Organizing) adalah keseluruhan proses pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakan sebagai satu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan

3. Penggerakan (Actuating) adalah keseluruhan proses pemberian motif bekerja kepada para bawahan sedemikian rupa sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien dan ekonomis

4. Pengawasan (Controling) adalah proses pengamatan dari pada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya

Menurut Fayol yang dikutip oleh Ulbert Silalahi dalam bukunya Studi Tentang Ilmu Administrasi (2003:159), terdapat empat belas prinsip-prinsip manajemen adalah sebagai berikut:

1. Pembagian kerja (Devision of work)

Pembagian kerja (Devision of work) berdasarkan spesialisasi menjadikan kegiatan-kegiatan pegawai dapat diarahkan pada efisiensi. Bahwa pengkhususan orang dalam bidang tertentu lebih efisien dalam melaksanakan pekerjaannya.

2. Kekuasaan dan tanggung jawab(Authority and responsibility)

Kekuasaan dan tanggung jawab (Authority and responsibility) merupakan alat untuk melakukan perintah dan kekuatan untuk dituruti secara tepat. Tetapi tiap anggota dan pimpinan telah ditentukan wewenang dan tanggungjawabnya, sehingga dalam menjalankan tugasnya tidak sewenang-wenang dan tidak melampaui wewenang dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.

3. Disiplin (Discipline)

Disiplin (Discipline) benar-benar penting untuk menjalankan usahanya dan tanpa disiplin organisasi tersebut tidak akan berhasil. Setiap anggota karenanya harus menaati ketentuan-ketentuan dan peraturan-peraturan yang berlaku.

4. Kesatuan komando (Unity of command)

Kesatuan komando (Unity of command) atau perintah menjadikan setiap pekerja atau pegawai menerima perintah dari satu orang yaitu dari atasan langsung.

5. Kesatuan arah (Unity of direction)

Kesatuan arah (Unity of command) menunjukan satu instruksi dan satu rencana dari suatu kelompok kegiatan yang mempunyai tujuan yang sama. Tujuan yang akan dicapai dan cara bagaimana mencapainya langsung berasal dari manajer puncak.

6. Kepentingan individu harus ditempatkan dibawah kepentingan organisasi secara umum (Subordination of individual to general interst)

Kepentingan seorang pekerja atau kelompok tidak diatas kepentingan organisasi. Dengan demikian kepentingan organisasi secara keseluruhan yang diutamakan atau diperhatikan, bukan kepentingan pribadi.

7. Pemberian imbalan (Remuneration)

Pemberian imbalan atau kompensasi bagi pegawai atau pimpinan memerlukan keadilan sesuai dengan kompensasi pekerjaan yang dilakukan sehingga pegawai maupun organisasi sama-sama puas.

8. Sentralisasi (Centralization)

Sentralisasi adalah sangat penting bagi organisasi dan merupakan konsekuensi dari suatu organisasi. Sentralisasi dapat berarti mengurangi wewenang bawahan dan untuk menambah wewenang bawahan perlu pendelegasian wewenang. Fayol mengakui tetap diperlukan pendelegasian wewenang, akan tetapi tanggung jawab tetap disentralisasi atau dipegang oleh pimpinan.

9. Mata rantai (Scalar chain atau hierarchy)

Mata rantai (Scalar chain) adalah hubungan dari tingkat kekuasaan paling atas hingga paling bawah secara hirarki atau berjenjang.

10. Keteraturan (Order)

Keteraturan (Order) adalah menempatkan individu-individu pada tempat atau posisi yang sesuai akan lebih akrab dengan pekerjaannya. Dalam hal ini tempat untuk setiap orang dan setiap orang sesuai dengan tempatnya.

11. Persamaan (Equity)

Persamaan (Equity) menunjukan rasa keadilan dalam organisasi. Dan juga pimpinan harus bertindak seimbang terhadap bawahannya.

12. Stabilitas jabatan atau pekerjaan (Stability of tenure)

Stabilitas jabatan atau pekerjan (Stability of tenure) merupakan stabilitas seseorang melakukan pekerjaan atau tugasnya. Diperlukan waktu bagi pekerja untuk menyesuaikan pada pekerjaan mereka dan mengerjakan pekerjaannya secara efektif. Dilain pihak, pimpinan tidak boleh memperlakukan bawahan dengan semena-mena, seperti pemecatan atau pemutusan hubungan kerja tanpa alasan yang kuat.

13. Inisiatif (Initiative)

Inisiatif (Initiative) artinya bahwahan diberi kebebasan memikirkan dan memberi pendapat tentang pekerjaannya, bahkan juga dalam menilai hasil kerjanya. Pada setiap jenjang atau tingkat didalam organisasi, semangat dan energi diperbesar dengan inisiatif.

14. Prinsip espirit de corps

Prinsip Espirit de corps menekankan perlunya ”team work” dan hubungan antar individu serta semangat persatuan yang mendorong rasa bersatu dalam organisasi.

Tidak ada batas terhadap jumlah prinsip-prinsip manajemen tersebut dan karena itu prinsip-prinsip yang baru yang kegunaannya atau nilainya ditentukan oleh pengalaman, akan menambah prinsip-prinsip yang sudah ada. 

Berdasarkan definisi tersebut diatas, peneliti dapat menyimpulkan bahwa manajemen merupakan proses kegiatan dari seorang pimpinan atau manajer yang harus dilakukan dengan menggunakan pemikiran baik secara ilmiah maupun secara praktis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui adanya suatu jalinan hubungan kerja sama dengan orang lain sebagai sumber tenaga kerja serta dapat memanfaatkan sumber-sumber yang lainnya dan waktu yang tersedia dengan cara yang setepat-tepatnya.