Sistem Pengendalian Intern

Sistem Pengendalian Intern 

1.Pengertian Sistem Pengendalian Intern 

Menurut pendapat Romney & Steinbart (2006, p.192), ”Internal Control is the process implemented by the board of directors, management, and those under their direction to provide reasonable assurance that the control objetives are achieved.” Dapat diterjemahkan sebagai berikut: pengendalian internal adalah sebuah proses yang diterapkan oleh dewan direksi, manajemen, dan orang-orang yang berada di bawah arahan mereka untuk menyediakan dasar-dasar yang relevan bahwa tujuan dari sebuah pengendalian bisa tercapai. 

Menurut Committee of Sponsoring Organizations (COSO), ”Internal Control is a process effected by an entity’s board of directors, management, and other personnel designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives.” Dapat diterjemahkan sebagai berikut: pengendalian internal adalah sebuah proses yang dipengaruhi oleh keseluruhan direksi dalam suatu perusahaan, manajemen, dan pihak lainnya yang dirancang untuk menyediakan jaminan mengenai pencapaian tujuan organisasi. 

Jadi, dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal adalah aturan, kebijakan, prosedur dan sistem informasi yang dirancang untuk mengamankan harta perusahaan, memastikan data-data dalam perusahaan dapat diandalkan, serta meningkatkan efisiensi dan efektifitas operasi serta untuk memastikan ketaatan terhadap peraturan dan hukum yang berlaku. 

2.Tujuan Sistem Pengendalian Intern 

Menurut COSO, tujuan sistem pengendalian intern adalah sebagai berikut: 

1. Menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya (reliability of financial reporting) 

2. Menghasilkan operasi yang efektif dan efisien (effectiveness and efficiency of operations) 

3. Memenuhi dalil dan peraturan yang ditetapkan (compliance with applicable laws and regulations). 

3.Komponen Sistem Pengendalian Intern 

Menurut COSO (Romney dan Steinbart, 2006, p.196), ada lima komponen dalam sistem pengendalian intern antara lain sebagai berikut: 

1. Control Environment 

Inti dari semua bisnis adalah orangnya – sifat masing-masing individu, termasuk integritas, nilai etika, dan kemampuan – lingkungan dimana mereka beroperasi. Mereka adalah alat yang mengendalikan organisasi dan merupakan dasar dari segala sesuatu. 

2. Control Activities 

Prosedur dan kebijakan pengendalian harus ditetapkan dan dijalankan untuk membantu meyakinkan bahwa tindakan yang dilakukan oleh pihak manejemen untuk menanggulangi resiko dan untuk mencapai tujuan organisasi terlihat efektif. 

3. Risk Assessment 

Perusahaan harus berhati-hati terhadap resiko yang dihadapi. Perusahaan harus membentuk suatu tujuan, yang digabungkan dengan penjualan, produksi, pemasaran, keuangan, dan aktivitas lainnya sehingga perusahaan dapat beroperasi dengan baik. Perusahaan juga arus menyusun sebuah mekanisme untuk mengidentifikasi, menganalisis dan mengatur resiko-resiko yang berhubungan dengan masing-masing bagian. 

4. Information and communication 

Yang mengelilingi aktivitas pengendalian adalah sistem informasi dan komunikasi. Mereka memungkinkan orang-orang dari perusahaan menerima dan saling bertukar informasi yang dibutuhkan utuk memimpin, mengatur, dan mengontrol operasi yang ada. 

5. Monitoring 

Keseluruhan proses harus diawasi dan melakukan perubahan bila diperlukan. Dengan cara ini, sistem dapat bereaksi dengan lebih dinamis, berubah sesuai dengan kondisi yang ada. 

4.Authorization Control pada Sistem Informasi Akuntansi 

Menurut Wilkinson (2000, p.280), Transaksi yang tidak terotorisasi dapat mengakibatkan resiko kehilangan aset. Otorisasi oleh seseorang tidak dilibatkan dalam pemrosesan penyelenggaraan kebijakan manajemen dengan meyakinkan bahwa transaksi yang masuk ke dalam buku besar sudah valid dan sesuai. General authorization menyediakan kondisi standar dimana sebuah transaksi disetujui dan dilaksanakan, misalnya manajemen menetapkan kriteria supaya suatu permintaan kredit bisa disetujui. Specific authorization berkaitan dengan keadaan tertentu dengan kondisi dan pihak-pihak terkait yang dilibatkan, misalnya seorang kasir harus meminta otorisasi tambahan dari pengawasnya untuk cek dengan jumlah tertentu. Dalam proses manual maupun terkomputerisasi, otorisasi bisa nampak sebagai tandatangan, inisial, atau cap dalam dokumen transaksi. Bagaimanapun bentuknya otorisasi harus diverifikasi sebelum proses dilanjutkan. Salah satu bentuk prosedur verifikasi adalah menggunakan password. Jika seseorang telah menggunakan password yang benar maka ia dianggap telah memiliki hak untuk melakukan perubahan terhadap suatu data. Instruksi verifikasi juga bisa dibuat dengan memasukkan langsung ke dalam aplikasi. 

Menurut Bodnar dan Hopwood (2001, p.195), otorisasi membatasi inisiasi dari sebuah transaksi atau performa dari sebuah aktivitas kepada individu yang berhak.  Otorisasi mencegah transaksi yang tidak terotorisasi dan aktivitas yang tidak terotorisasi. Otorisasi yang sesuai dari sebuah transaksi dan aktivitas diperlukan bila manajemen menginginkan kepastian yang layak dimana control objectives bisa dicapai. 

3. Ancaman dan Prosedur Pengendalian Internal dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan 

Menurut Romney dan Steinbart (2006, p.504-509), ada beberapa ancaman dalam siklus penggajian dan pengupahan dan prosedur pengendalian untuk meminimalisasi ancaman-ancaman tersebut. 

1. Mempekerjakan karyawan yang tidak sesuai dengan kualifikasi atau karyawan yang suka mencuri 

Mempekerjakan karyawan yang tidak sesuai dengan kualifikasi dapat meningkatkan biaya produksi dan mempekerjakan karyawan yang suka mencuri dapat mengakibatkan kehilangan aset. Kedua masalah ini dapat ditangani dengan menerapkan prosedur wawancara pekerjaan yang tepat. Kualifikasi untuk tiap lowongan posisi harus diperlihatkan secara eksplisit. Calon karyawan harus memberikan pernyataan dalam surat lamaran pekerjaan maupun formulir lamaran pekerjaan yang menyatakan bahwa informasi yang diberikan memang akurat dan memberikan izin kepada perusahaan untuk melakukan analisa menyeluruh terhadap latar belakang pekerjaan maupun pendidikan calon karyawan. Hal ini dilakukan untuk memverifikasi mengenai pendidikan dan referensi calon karyawan yang diajukan pada saat melamar pekerjaan. 

2. Pelanggaran terhadap hukum ketenagakerjaan 

Pemerintah menetapkan ganjaran bagi perusahaan yang melanggar hukum ketenagakerjaan. Dalam kasus ini prosedur pengendalian terbaik adalah berhati-hati dalam mendokumentasikan semua tindakan yang berkaitan dengan periklanan, perekrutan dan mempekerjakan karyawan baru dan pemberhentian karyawan supaya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan oleh pemerintah. 

3. Perubahan master file penggajian yang tidak terotorisasi 

Perubahan tidak terotorisasi terhadap master file penggajian dapat mengakibatkan peningkatan biaya jika gaji, upah, komisi atau tarif dasar lain yang digunakan untuk menghitung kompensasi bagi karyawan dipalsukan. Masalah ini juga dapat menghasilkan laporan yang tidak akurat mengenai biaya buruh, yang pada akhirnya dapat mengarah pada keputusan yang salah. Prosedur pengendalian yang dapat mengatasi masalah ini adalah pemisahan tugas. Hanya bagian human resources management yang memiliki wewenang untuk merubah master file penggajian, sedangkan bagian human resources management tidak terlibat langsung dalam pemrosesan gaji. Membatasi akses ke sistem penggajian juga sangat penting. Karena di dalam lingkungan database karena berbagai fungsi yang berbeda sekarang dilakukan oleh sebuah sistem. 

4. Data mengenai waktu kerja yang tidak akurat 

Salah satu resiko dalam proses penggajian adalah ketidakakuratan data kehadiran Ketidakakuratan dalam pencatatan waktu dan data kehadiran dapat mengakibatkan peningkatan biaya kepegawaian dan laporan biaya kepegawaian menjadi salah. Terlebih lagi ketidakakuratan dapat mengakibatkan penurunan moral pegawai menurun atau hasil pembayaran atas jasa pegawai tidak bisa terlihat. Otomatisasi bisa mengurangi resiko dari ketidakakuraan tersebut. Badge readers dan barcode scanner dapat digunakan untuk mengumpulkan data waktu dan kehadiran pegawai dalam bentuk formulir yang bisa dibaca oleh mesin. 

Mengacu pada pendapat Wilkinson (CD, p.126), dalam sistem penggajian terdapat resiko seperti kesalahan atau kelalaian dalam pencatatan waktu . Dalam control objectives juga dijelaskan bahwa salah satu tujuan dari sistem ini adalah agar semua jasa yang dilakukan oleh pegawai, termasuk jam kerja pada tugas-tugas tertentu seperti pekerjaan produksi dicatat dengan akurat dan menurut waktu yang sebenarnya. 

Menurut Hall (2001, p.302) salah satu pengendalian dalam penggajian adalah supervision dan area yang memiliki resiko untuk disalahgunakan adalah timekeeping. Beberapa karyawan akan “clock in” untuk karyawan lain yang datang terlambat atau tidak hadir pada hari tersebut. Seorang supervisor harus mengawasi proses clocking tersebut dan merekonsiliasi kartu waktu dengan kehadiran aktual. 

Dalam Cushing dan Romney (1994, p.963), catatan waktu dan kehadiran karyawan dikumpulkan secara otomatis dari timeclock atau badge reader. Catatan job time terkadang dikumpulkan secara otomatis tetapi sering kali disiapkan secara manual oleh masing-masing karyawan. Dalam beberapa kasus semua catatan aktivitas karyawan harus ditinjau ulang dan disetujui oleh supervisor sehingga dapat mendeteksi ketidaksesuaian yang nyata. 

5. Pemrosesan gaji yang tidak akurat 

Kompleksitas dalam pemrosesan gaji, terutama berkaitan dengan pajak membuat proses tersebut rentan terhadap kesalahan. Kesalahan dalam memproses gaji dapat mengakibatkan kekecewaan karyawan terutama bila gaji dibayar terlambat. Bila terdapat kesalahan pemrosesan gaji yang berkaitan dengan pajak yang harus dibayar ke pemerintah maka perusahaan bisa mendapat sanksi dari pemerintah. 

6. Pencurian atau penipuan dalam distribusi gaji 

Ancaman lain dalam sistem informasi penggajian dan pengupahan adalah pencurian gaji atau pembuatan slip gaji kepada karyawan fiksi atau karyawan yang sudah tidak bekerja lagi di perusahaan. Hal dapat berakibat pada peningkatan biaya dan kehilangan kas perusahaan. Hal ini dapat dicegah dengan berbagai cara salah satunya adalah pemisahan fungsi antara orang yang mempersiapkan slip gaji dan orang yang membagikan slip gaji tersebut. Pegendalian lebih jauh antara lain dengan memiliki departemen audit internal yang mengobservasi secara periodik, pada saat-saat yang tidak ditentukan. 

7. Kehilangan, perubahan atau pengungkapan yang tidak terotorisasi atas data- data 

Database Human Resource Management (HRM)/ penggajian merupakan sumber daya yang sangat berharga yang harus dilindungi dari kehilangan maupun kerusakan. Back-up dan prosedur penyelamatan dari bencana merupakan prosedur pengendalian yang terbaik untuk mengurangi resiko dari kehilangan data penggajian. Perubahan terhadap data-data penggajian dapat mengakibatkan inefisiensi dan ketidakadilan dalam pembayaran gaji. 

Pengendalian akses secara logikal maupun fisikal menjadi sangat penting untuk meminimalisasi ancaman ini. Sedangkan pengendalian terbaik untuk mencegah pengungkapan data yang tidak terotorisasi adalah dengan menggunakan password dan pengendalian keamanan secara fisikal. 

8. Kinerja yang kurang baik 

Ancaman lain dalam proses penggajian dan pengupahan adalah kinerja karyawan yang inefisien dan tidak efektif. Salah satu cara untuk mengatasi hal ini adalah dengan menyiapkan dan meninjau ulang laporan kinerja karyawan. Dengan hati-hati memperhatikan produktivitas karyawan untuk meyakinkan bahwa karyawan tersebut dibayar sesuai dengan pekerjaan yang telah dikerjakannya dan tidak menyalahgunakan aset perusahaan. Pelatihan juga merupakan hal yang penting. Hasil survei pada perusahaan manufaktur menunjukkan hubungan langsung antara waktu yang dihabiskan untuk pelatihan dan produktivitas secara keseluruhan. Fungsi HRM harus memeriksa secara teliti untuk investasi semacam ini. 

Menurut Cushing dan Romney (1994, p.933), pimpinan bagian personalia memerlukan informasi kualitatif mengenai beberapa faktor seperti motivasi karyawan, moral, kemampuan, dan hubungan interpersonal. Selain itu menurut Cushing dan Romney (1994, p.962), salah satu tujuan pengendalian dalam siklus penggajian dan pengupahan adalah untuk memastikan bahwa semua karyawan telah diberi tugas sesuai dengan kemampuan mereka dan mereka telah melaksanakan tugas dengan efektif dan efisien. Dalam sistem manual, tujuan ini dipenuhi dengan tanggung jawab dari pengawas. Sistem terkomputerisasi dapat meningkatkan efisiensi dimana seorang pengawas dapat melaksanakan tugas ini dengan menyediakan informasi mengenai kinerja karyawan dengan lebih akurat dan teratur. 

4. Kesempatan untuk Menggunakan Teknologi Informasi 

Menurut Hall (2001, p.307), bentuk sistem penggajian dengan elemen-elemen real-time memberikan banyak keuntungan operasional, termasuk pengurangan jeda waktu antara terjadinya peristiwa dan pencatatan, penghematan kertas kerja, serta tenaga klerikal. Bentuk ini juga melibatkan unsur pengendalian. Banyak tugas yang sebelumnya dilakukan oleh manusia sekarang dilakukan oleh komputer. Sistem berbasis komputer harus menyediakan data yang memadai untuk verifikasi independen dan untuk tujuan audit. Pada akhirnya, pengendalian harus dirancang untuk melindungi dari akses yang tidak terotorisasi pada data dan program komputer 

Menurut Romney dan Steinbart (2006, p.498), proses penggajian bisa dibuat lebih efisien dengan mengumpulkan waktu pegawai dan data kehadiran secara elektronik daripada menggunakan dokumen kertas. Hal ini bisa mengurangi waktu dan kesalahan potensial yang berhubungan dengan proses manual. Contohnya, badge readers bisa digunakan untuk mengumpulkan data waktu kerja untuk pegawai produksi. Data itu kemudian secara otomatis dapat masuk ke dalam sistem proses penggajian. Sama juga dengan electronic time clocks bisa mentransmisikan waktu dan data kehadiran langsung ke dalam program proses penggajian.