Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan 

1.Pengertian Gaji dan Upah 

Menurut Niswonger, Warren dan Fess yang diterjemahkan oleh Sirait dan Gunawan (2000, p.446), ”Gaji biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administratif, dan jasa-jasa yang sama. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode bulanan atau tahunan. 

Istilah upah biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar), baik yang terdidik maupun tidak terdidik. Tarif upah biasanya diekspresikan secara mingguan atau perjam.” 

2.Fungsi yang Terkait 

Wilkinson et al. (2000, CD p.110) berpendapat bahwa fungsi-fungsi yang terlibat dalam Human Resource Management Cycle adalah sebagai berikut: 

1. Fungsi Personalia 

Bagian ini memiliki tujuan utama untuk perencanaan, pengendalian dan mengkoordinasi karyawan yang berada dalam sebuah organisasi. Fungsi personalia ini berada dibawah naungan Wakil Presiden bagian personalia. Manajer yang melapor padanya adalah manajer yang bertanggung jawab atas kepegawaian dan perencanaan personalia, keamanan, dan keuntungan (safety and benefit unit), hubungan industri (industrial relations), perkembangan pegawai dan administrasi sumber daya manusia (employee development). Unit kepegawaian dan perencanaan personalia berhubungan dengan perekrutan dan pengujian potensi karyawan, mempekerjakan karyawan yang terpilih, memastikan promosi yang berkualitas dan prosedur pemecatan serta menentukan kebutuhan pegawai untuk masa yang akan datang (baik dalam kriteria skill dan level). Safety and benefit unit bertanggungjawab terhadap keamanan dan kesehatan pegawai, seperti memastikan iklim kerja yang mendukung. Industrial relations unit bertanggungjawab untuk berhubungan dengan serikat buruh dan organisasi buruh lainnya. Employee development unit bertanggungjawab dalam perencanaan kompensasi (gaji dan upah), asuransi dan program lain yang relevan, unit ini juga mengatur data pegawai dan kegiatan kepegawaian lainnya. Dengan demikian, unit administrasi sumber daya manusia (disebut juga administrasi personalia) memiliki hubungan yang paling dekat dengan kegiatan penggajian. 

2. Fungsi Finansial/Akuntansi 

Tujuan dari manajemen finansial dan akuntansi berkaitan secara luas dengan dana, data, informasi, perencanaan, dan pengendalian atas sumber daya. Unit-unit organisasi dalam fungsi ini terlibat dalam manajemen jasa karyawan yaitu: 

a. Timekeeping 

Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pengendalian waktu dan daftar kehadiran karyawan yang dibayar per jam. 

b. Payroll 

Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyiapkan pembayaran, mengurus data penggajian dan melengkapi laporan yang diperlukan. 

c. Account Payable 

Dalam konteks jasa kepegawaian, menyetujui disbursement voucher yang berhubungan dengan jasa karyawan. 

d. Cash Disbursements 

Bersama dengan kasir, unit ini menandatangani dan mendistribusikan paychecks. 

e. Cost Distribution 

Unit ini mengurus catatan-catatan yang merefleksikan biaya-biaya dari sebuah produk secara detil. 

f. General Ledger 

Unit ini mengurus pengendalian terhadap seluruh aset, modal, biaya, dan pendapatan. 

3. Dokumen Sumber yang Biasa Digunakan 

Menurut Wilkinson et al. (2000, CD p.111) dokumen sumber yang biasa digunakan dalam manajemen jasa kepegawaian adalah: 

1. Personnel action form 

Formulir ini digunakan untuk memberi informasi kepada pihak-pihak lain yang terkait dengan kegiatan kepegawaian. Kegiatan ini termasuk keputusan untuk mempekerjakan karyawan baru, perubahan status, evaluasi kinerja pekerjaan, dan masih banyak lagi. Formulir ini yang memberi informasi kepada departemen penggajian mengenai situasi atau perubahan yang mempengaruhi status pembayaran pegawai. Kategori lain dari tindakan personalia adalah mengenai pengurangan. 

2. Time card 

Kartu ini mencatat waktu aktual yang dihabiskan oleh karyawan upahan di lokasi kerja mereka. Kartu ini berisi nama karyawan dan nomor karyawan, serta tanggal-tanggal pada periode pembayaran. Setiap kali karyawan masuk atau pulang, maka ia memasukkan kartu ke dalam time clock. Pada bagian bawah kartu terdapat tempat untuk tandatangan pengawas. Formulir kehadiran lain turut memasukkan time sheet untuk digunakan oleh karyawan yang memiliki gaji tetap 

3. Job-time ticket 

Berbeda dengan time card, yang berfokus pada kehadiran di lokasi kerja, job time ticket berfokus pada pekerjaan spesifik atau pesanan pekerjaan. Setiap kali karyawan upahan, seperti pekerja di bagian produksi, memulai dan mengakhiri pekerjaan, mereka mencatat waktu yang diperlukan untuk satu pekerjaan spesifik pada kartu ini. Pencatatan dilakukan dengan memasukkan kartu tersebut ke alat berupa time clock atau terminal. 

4. Paycheck 

Bersama dengan voucher stub, merupakan dokumen akhir pada siklus manajemen sumber daya manusia. Paycheck pada umumnya disiapkan oleh komputer. Stub menunjukkan semua detil yang diperlukan, termasuk pembayaran uang lembur berikut dengan pengurangan.