Komunikasi dalam organisasi bisnis

Komunikasi dalam organisasi bisnis 

Menurut M.Kh. Rahman dari enam elemen penting organisasi yaitu : 

1. Ukuran organisasi (size) 

2. Keterkaitan tindakan (interdependent actions) 

3. Konteks tempat dan waktu (bounding in space and duration) 

4. Kondisi sumber daya (input of resources) 

5. Komunikasi (communication) 

6. Target hasil (output of organization) 

Komunikasi dipandang sebagai sentral elemen-elemen lainnya dalam kegiatan manajemen organisasi. Alasan pertama, komunikasi memiliki fungsi untuk mempertemukan antara tujuan organisasi dengan terget hasil yang dicapai. Kedua, berfungsi untuk mengadaptasikan perubahan lingkungan organisasi. Ketiga, untuk membina hubungan antar anggota organisasi dalam melaksanakan berbagai tugas (beban kerja) organisasi. Untuk itu, kemampuan komunikasi yang efektif menjadi hal yang mutlak harus dimiliki oleh seorang pelaku organisasi. 

Keberhasilan komunikasi dalam suatu organisasi bisnis merupakan aset penting bagi pencapaian sasaran atau tujuan organisasi tersebut. Keberhasilan komunikasi yang tercermin dalam efektifitas dan efisiennya merupakan alat perekat organisasi, yang juga mempegaruhi nama baik (goodwill) organisasi yang bersangkutan. 

Melalui proses komunikasi anggota organiaasi dapat saling bertukar informasi dengan menggunakan suatu bahasa atau simbol-simbol yang biasa digunakan. Dalam organisasi komunikasi mempunyai dua fungsi penting yaitu : 

1. Dengan komunikasi memungkinkan pertukaran informasi 
2. Dengan komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi dengan anggota lainnya 

Berbagai bentuk pertukaran informasi dapat dilaksanakan seperti : 

· Menetapkan tujuan 

· Membuat dan mekasanakan keputusan 

· Mengukur hasil 

· Merekrut dan mengembangkan staf 

· Berurusan dengan konsumen 

· Melakukan negoisasi dengan pemasok dan pemberi pijaman 

· Memproduksi produk 

· Berinteraksi dengan peraturan yang ada 

Pola Komunikasi 

Meskipun semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak untuk mencapai tujuannya, pendekatan yang dipakai antara satu organisasi dengan organisasi yang lain bervariasi atau berbeda-beda. Untuk organisasi berskala kecil mungkin pengaturannya tidak terlalu sulit sedangkan untuk perusahaan besar yang memiliki ribuan karyawan maka penyampaian informasi kepada mereka merupakan pekerjaan yang cukup rumit. Untuk itu, menentukan suatu pola komunikasi yang tepat dalam suatu organisasi merupakan suatu keharusan. Secara umum pola komunikasi dikelompokkan menjadi saluran komunikasi formal dan nonformal. 

1. Saluran Komunikasi Formal 

Dalam struktur garis, fungsional maupun matriks, nampak berbagai macam posisi atau kedudukan yang masing-masing sesuai batas dan tanggung jawab dan wewnangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari pimpinan kepada bawahan ataupun dari para manajer kepada karyawannya, pola transformasinya dapat berbentuk downward communication, upward communication, horizontal communication dan diagonal communication. 

Komunikasi dari atas ke bawah merupakan aliran komunikasi dari atasan ke bawahan, dimana umumnya terkait dengan tanggung jawab dan wewenang seseorang dalam suatu organisasi. Menurut Katz dan Kahn, ada lima tujuan pokok yaitu : 

1. Memberi pengarahan atau instruksi kerja 
2. Memberin informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan 
3. Memberi informasi tentang prosedur dan praktik organisasional 
4. Memberi umpan balik pelaksanaan kerja kepada karyawan 
5. Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi yang dapat membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai. 

Salah satu kelemahan saluran komunuikasi ini adalah kemungkinan terjadinyua penyaringaninformasi atau sensor informasi penting sebelum disampaikan kepada para bawahan. 

Untuk komunikasi dari bawah ke atas menunjukkan partisipasi bawahan dalam proses pengambilan keputusan akans angat mebantu pencapaian tujuan organisasi. Sementara untuk mencapai keberhasilan komunikasi ke atas ini para manajer harus memiliki rasa percaya kepada para bawahannya. 

Untuk komunikasi horizontal adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Adapun tujuan saluran komunikasi ini adalah untuk melakukan persuasi, mempengaruhi dan memberi informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar. Kebanyakan manajer suka melakukan tukar menukar informasi dengan paratemanya yang berbeda departemen terutama apabila muncul masalah-masalah khusus dalam organisasi perusahaan. 

Sementara untuk komunikasi diagonal melibatkan komunikasi antara dua level (tingkat) organisasi yang berbeda. Jenis ini mempunyai keuntungan yaitu : 

1. Penyebaran informasi bisa lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi tradisional/konservatif 

2. Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah 

    dalam organisasi. 

Tapi jenis saluran ini mempunyai kelemahan yaitu dapat mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal dalam suatu organisasi. Di samping itu komunikasi diagonal dalam organisasi yang berskala besar sulit dikendalikan secara efektif. 

Pola saluran komunikasi formal ini sangat penting bagi organisasi namun bila proses pelaksanaannya tidak efektif bisa memberikan kerugian seperti dari sisi individual sering menbuat frustasi atau menjengkelkan pihak tertentu khususnya tentang keterbatasan untuk masuk ke dalam proses penmgambilan keputusan. Dimana banyak jalur yang harus dimasuki/dilewati sebelum langsung ke pengambil keputusan. Dari sisi perusahaan kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan penyampaian informasi ke level yang lebih tinggi, karena setiap keterkaitan (link) dalam jalur komunikasi dapat mengambarkan suatu kemungkinan munculnya kesalah pahaman. 

2. Saluran Komunikasi Informal 

Dalam jaringan komunikasi informal orang-orang yang ada dalam suatu organisasi baik secara jenjang hirarki, pangkat dan kedudukan/jabatan dapat berkomunikasi secara leluasa. Namun jenis komunikasi ini karena sifatnya yang umum, informasi yang diperoleh seringkali kurang akurat dan tidak dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya, karena biasanya lebih bersifat pribadi atau bahkan sekadar desas-desus. 

Beberapa ketrampilan komunikasi khusus yang harus dimiliki oleh para pelaku bisnis adalah : 

· Membaca 

· Mendengarkan 

· Membuat atau melakukan percakapan yang manarik 

· Melakukan wawancara 

· Berhubungan dengan kelompok-kelompok kecil 

· Berpidato dan melakukan presentase 

· Menulis surat, memo dan laporan