Komponen Dalam Proses Komunikasi

Komponen Dalam Proses Komunikasi : Beberapa komponen dalam proses suatu komunikasi adalah sebagai berikut :

a.       Pengirim

Pengirim adalah individu atau orang yang mengirim pesan baik berupa ide, gagasan, fakta-fakta dan sejenisnya yang ingin disampaikan kepada penerima (Miiliammad. 2001:17

b.      Pesan

Pesan adalah informasi yang akan dikirimkan kepada si penerima, pesan sacara verbal bisa berupa tertulis seperti : surat, memo, peraturan-­peraturan, prusedur kerja, perintah dan laporan secara lisan dapat berupa percakapan tatap muka dan percakapan melalui telepon. Adapun pesan secara non verbal dapat berupa isyarat, gerakan tubuh, ekspresi wajah dan nada suara (Muhammad, 2001:18)

c.       Satoran

Saluran adalah jalan yang dilalui pesan dari si pengirim kepada si penerima (Muhammad, 2001:18)

d.      Penerima Pesan

Penerima pesan adalah orang yang menganalisis dan menginterpretasikan isi pesan yang diterima. Benar tidaknya interpretasi yang diberikan oleh penerima dipengaruhi oleh beberapa factor diantaranya : a) Tingkat kejelasan pesan yang disampaikan, b) Jenis saluran yang digunakan, c) Tingkat pengetahuan disampaikan.

e.       Umpan Balik

Umpan balik atau feed back yang datang dari penerima diperlukan untuk mengetahui bagaimana akibat yang ditimbulkan oleh pesan yang disampaikan kepadanya. Umpan balik adalah respon terhadap pesan yang dikirimkan kepada si pengirim pesan (Muhammad, 2001:18).

 Dimensi Komunikasi

1. Komunikasi Ke Bawah

Komunikasi ke bawah yitu komunikasi yang dimulai dari manager puncak kemudian mengalir ke bawah melalui tingkatan-tingkatan manajemen sampai ke karyawan lini dan personalia paling bawah (handoko, 2000,:280). Sedangkan pendapat lain mengatakan bahwa komunikasi ke bawah adalah komunikasi yang mengalir dari pucuk pimpinan ke berbagai jenjang yang ada di bawahnya, berisi pesan yang berkaitan dengan pelaksanaan fungsi pimpinan. Dengan demikian komunikasi ke bawah adalah komunikasi yang datang dari atasan ke bawahan. Adapun tipe komunikasi ke bawah yaitu :

1)      Instniksi Tugas

Insttuksi tugas yaitv pesan yang disampaikan kepada bawahan mengenai apa yang seharusnva dilakukan oleh mereka dan bagaimana melakukannya.

2)      Rasional

Rasional pekerjaan adalah pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas dan bagaimana kaitan aktivitas dan bagaimana kaitan aktivitas itu dengan aktivitas lain dalam organisai atau obyek organisasi.

3)      Ideologi

Pesan ideologi meneari sokongan dan antusias dari anggota organisasi guna memperkuat loyalitas, moral dan motivasi.

4)      Informasi

Pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan dengan praktek-praktek organisasi, peraturan-peraturan organisasi, keuntungan, kebiasaan, dan data lain yang tidak berhubungan dengan intruksi dan rasional.

5)      Balikan

Balikan adalah pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu dalam melakukan pekerjaannya (Muhammad, 2001: 108).

Sedangkan fungsi komunikasi ke bawah meliputi : pengarahan, perintah-perintah, indaktrinisasi, memberikan inspirasi dan evaluasi. Disamping itu, komunikasi meliputi tentang tujuan-tujuan organisasi, kebijaksanaan, peraturan-peraturan, (Wexley dan Yuki,2003).

Ada lima faktor yang mempengaruhi komunikasi ke bawah ; Pertama, keterbukaan. Kurangnya sifat terbuka diantara pimpinan dan karyawan akan menyebabkan pemblokan atau tidak mau menyampaikan pesan dan gangguan dalam pesan. Kedua, Kepercayaan pada gesan tulisan. Kebanyakan para pimpinan lebih percaya pada pesan tulisan dan metode difusi yang menggunakan alat elektronik dari pada pesan yang disampaikan secara lisan dengan tatap muka. Ketiga, pesan yang berlebihan. Banyaknya pesan yang diki.rimkan secara tertulis melalui memo-memo, buletin, surat-surat pengumuman, majalah dan peryataan kebijaksanaan, membuat karyawan cenderung tidak membacanya. Keempat, ketepatan waktu pengiriman pesan. Ketepatan pesan mempengaruhi komunikasi ke bawah. Pimpinan hendaknya mempertimbangkan saat yang tepat bagi pengiriman pesan dan dampak yang potensial kepada tingkah laku karyawan. Kelima, penyaringan, yang dikirim kepada bawahan tidaWah semuanya diterima mereka, tetapi mereka saring mana yang mereka perlukan. akan menyebabkan pemblokan atau dan gangguan dalam pesan. Kedua,waktu pengiriman pesan.

Davis dalam Muhammad (2001), mengungkapkan bahwa untuk mengatasi gangguan yang muncul dalam penyampaian pesan dari atasan ke bawahan maka pimpinan perlu memperhatikan cara-cara penyampaian pesan yang efektif yaitu :

1. Pimpinan hendaknya sanggup memberikan informasi kepada karyawan apabila dibutuhkan mereka.
2. Pimpinan hendaknya membagi informasi yang dibutuhkan oleh karyawan. Pimpinan hendaknya membantu karyawan merasakan bahwa diberi informasi.
3. Pimpinan hendaknya mengembankan suatu perencanaan komunikasi, sehingga karyawan dapat mengetahui informasi yang berkenaan dengan Uindakan-tindakan pengelolaan dalam organisasi.
4. Pimpinan hendaknya berusaha membentuk kepercayaan diantara pengirim dan penerima pesan.

Beberapa bentuk metode yang biasa digunakan dalam komunikasi ke Lnrah. Pertama, metode lisan berupa ; rapat, interview, telepon, system iftrcom, kontak interpersonal, laporan lisan dan ceramah. Kedua, metode adiSan ; surat, memo, telegram, laporan tertulis, pedoman kebijaksanaan panduan pelaksananaan kerja. Ketiga, metode gambar berupa ; grafik,poser, peta, film, foto dan lain-lain.

2. Komunikasi ke atas

Komunikasi ke atas yaitu komunikasi yang digunakan untuk mensuplia informasi kepada tingkatan manajemen atas, tentang apa yang terjadi pada tingkatan bawah. Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberikan saran, memberikan balikan, dan mengajukan pertayaan, sehingga komunikasi ini mempunyai efek pada penyempurnaan moral dan sikap karyawan, tipe pesan adalah integrasi dan pembaharuan.

Komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi atau nilai tertentu, diantaranya :

1. Dengan adanya komunikasi ke atas supervisor dapat mengetahui kapan bawahannya siap untuk diberi informasi dari mereka dan bagaimana baiknya mereka menerima apa yang disampaikan karyawan.
2. Arus komunikasi ke atas memberikan informasi yang berharga bagi pembuatan keputusan.
3. Komunikasi ke atas memperkuat apresiasi dan loyalitas karyawan terhadap organisasi dengan jalan memberikan kesempatan untuk menanyakan pertayaan, mengajukan ide-ide dan saran-saran tentang jalannya organisasi.
4. Komunikasi ke atas membolehkan, bahkan mendorong desas desus muncul dan membiarkan supervisor mengetahuinya.
5. Komunikasi ke atas menjadikan supervisor dapat menentukan apakah bawahan menangkap arti seperti yang dia maksudkan dari arus informasi yang ke bawah.
6. Komunikasi ke atas membantu karyawan mengatasi masalah-masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dalam tugas-tugasnya dan organisasi (Muhammad,2001:117)

Dalam komunikasi ke atas seorang supervisor dan pimpinan membutuhkan adanya informasi dari bawahannya mengenai hal-hal sebagai berikut : 1) Apa yang dilakukan bawahan, pekerjaanya, hasil yang dicapainya 2) Menjelaskan masalah-masalah pekerjaan yang mungkin memerlukan bantuan tertentu 3) Menawarkan saran-saran atau ide-ide bagi perbaikan masing-masing unit atau organisasi secara keseluruhan 4) Menyatakan bagaimana pikiran dan perasaan mereka mengenai pekerjaannya, teman sekerjanya dan organisasi (Muhammad,2001:118). Hal-hal itulah yang diharapkan pimpinan untuk disampaikan oleh karyawan kepada atasannya melalui komunikasi ke atas.

Menurut Mizhammad (2001:119), faktor-faktor yang mempengaru.hi efektif tidaknya komunikasi ke atas adalah sebagai berikut :

1. Komunikasi ke atas lebih mungkin digunakan oleh pembuat keputusan pengelolaan, apabila pesan itu disampaikan tepat waktunya.
2. Komunikasi ke atas yang bersifat positit lebih mungkin digunakan oleh pembuat keputusan mengenai pengelolaan daripada komunikasi yang bersifat negatif
3. Komunikasi ke atas lebih mungkin diterima, 3ika pesan itu mendukung kebijaksanaan yang baru.
4. Komunikasi ke atas yang mungkin akan lebih efektif, jika komunikasi itu langsung kepada penerima yang dapat berbuat mengenai hal itu.
5. Komunikasi ke atas akan lebih efektif, apabila komunikasi itu mempunyai daya tarik secara intuitif bagi penerima.

Komunikasi ke atas mempunyai peranan yang penting dalam pembuatan keputusan, agar komunikasi ini berjalan lancar dan memberikan informasi seperti yang diharapkan maka perlu diprogram secara khusus. Untuk menyusun program ini ada prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan oleh pimpinan. Prinsip-prinsip tersebut menurut Planty dan Machaver dalam Muhammad (2401) yaitu:

1. Program komunikasi ke atas yang efektif harus direncanakan. 
2. Program komunikasi ke atas berlangsung terus menerus. 
3. Program komunikasi ke atas yang efektif mengunakan saluran yang rutin.
4. Program komunikasi ke atas yang efektif menekankan kesensitifan dan penerimaan ide-ide yang menyenangkan dari level yang rendah.
5. Program komunikasi ke atas yang efektif memerlukan pendengar yang obyektif.
6. Program komunikasi ke atas yang efektif memerlukan pengambilan tindakan penyelesaian terhadap masalah.
7. Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan bermacam­macam media dan metode untuk memajukan arus informasi.

3. Komunikasi Horizontal

Komunikasi horisontal terjadi antara orang-orang yang berada dalam jenjang yang sama dalam hirarki kekuasaan (komunikasi horisontal) atau antara orang-orang pada jenjang berbeda yang tidak memiliki kekuasaan langsung atas satu dengan lainnya (Wexley dan Yuki, 2003).

Pesan melaiui komunikasi horisontal biasanya berhubungan dengan tugas-tugas atau tujuan kemanusiaan, seperti koordinasi. pemecahan masalah, penyelesaian konflik dan saling memberikan informasi (Muhammad, 2001:121).

Komunikasi horisontal mempunyai tujuan sebagai beril:ut: mengkoonlinasikan tugas-tugas, saling memberi informasi untuk perencanaan dan aktivitas-aktivitas, memecahkan masalah yang timbul diantara orang-orang yang berbeda dalam satu tingkatan, menjamin pemahaman yang sama, mengembangkan sokongan interpersonal.

Metode yang dapat digunakan dalam komunikasi horisontal yaitu:

• Rapat-rapat komite. Rapat komite ini biasanya digunakan untuk melakukan koordinasi pekerjaan, saling berbagi informasi, memecahkan masalah dan menyelesaikan konflik diantara sesama pegawai.
• Interaksi sosial pada waktu jam istirahat.
• Peroakapan telepon
• Memo dan nota
• Aktivitas sosial
• Kelompok mutu, yaitu suatu kelompok dalam organisasi yang secara bertanggung jawab untuk memperbaiki mutu pekerjaan mereka.